Grundsätzlich gilt
Klären sie bereits bei Firmengründung oder Firmenübernahme die Beitragspflicht durch eine neutrale (die Soka ist nicht neutral) und fachkundige Stelle um spätere unangenehme Überraschungen auszuschließen.

1 – Wie ist häufig der erste Kontakt zur seitens der SOKA-Bau?

In einem ersten Brief wird Ihnen die SOKA-Bau, die ULAK oder ZVK-Bau in der Regel anbieten, am Sozialkassenverfahren teilzunehmen. Diesem Schreiben liegt stets ein Erfassungsblatt (Stammblatt) bei, in welchem Sie gebeten werden, detaillierte Auskünfte über Ihren Betrieb zu machen. Teilweise wird bereits in diesem ersten Schreiben die Einrichtung eines Beitragskontos angekündigt.

Sie werden angeschrieben und man bittet Sie das Stammblatt ausfüllen zurücksenden und zurückzusenden. Bei Anschreiben wird zum Teil „angeboten“, am Sozialkassenverfahren teilzunehmen und kündigen damit Einrichtung eines Beitragskontos an.

Fall Sie es doch versäumen auf diesen ersten Brief zu reagieren, folgen meist weitere Aufforderungsschreiben mit erneuter Bitte um Auskunft und gegebenenfalls der Androhung bestimmter Maßnahmen zur Auskunftsverschaffung. Doch Vorsicht: Es besteht nur eine eingeschränkte Auskunftspflicht, die immer eine Mitgliedschaft voraussetzt und nicht begründen darf. Das Bedeutet: über die Voraussetzungen der Mitgliedschaft müssen keine Auskünfte erteilt werden. Erst wenn die SOKA-Bau mit eigenen Mitteln beweisen hat, dass Ihr Unternehmen dem VTV unterfällt, darf sie weiter gehende Auskünfte über Lohnsummen etc. verlangen.

2 – Wie verhalten Sie sich, wenn die SOKA-Bau sich meldet?

Rat bei Experten einholen und sich von neutraler Stelle beraten lassen und die Zugehörigkeit zur SOKA-Bau klären. Es versteht sich von selbst das die beitragserhebende Stelle keine neutrale Position ist.

– Bei Unsicherheit: unbedingt Rücklagen bilden!

Handlungsempfehlung

Füllen Sie das Stammblatt nicht aus, es sei denn Sie sind sich sicher, dass Sie beitragspflichtig sind. Ein falsch ausgefülltes Stammblatt hat eine hohe Beweiskraft, weshalb Sie sich unbedingt von einem auf das Themengebiet spezialisierten Experten beraten lassen sollten. Dieser kann in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater sowie der Buchhaltung prüfen, ob die Voraussetzungen für eine Pflichtmitgliedschaft vorliegen und welche Auskünfte Sie geben sollten. Machen Sie nur nach erfolgter Beratung und nur dann, wenn Sie selbst von einer Mitgliedschaft ausgehen, die erforderlichen Angaben und schicken Sie das Stammblatt zurück.

3 – Wie verhalten Sie sich nicht.

Nicht vorschnell reagieren und das Stammdatenblatt übereilt ohne vorherige Konsultation mit einem Experten zurücksenden.

Siehe Punkt 2.

4 – Sie sind ein Baubetrieb und absolut sicher das die SOKA-Bau für Sie zuständig ist.

Wenn Sie Baubetrieb sind, zu Beginn gleich anmelden, das erspart ihnen spätere erhebliche Nachforderungen.

5 – Es ist ein Mahnbescheid ergangen: Was nun?

Was nicht tun: Ignorieren aber auch nicht verzweifeln! Nach unseren Erfahrungen sind 80 % dieser auf Schätzungen beruhenden Mahnbescheide der SOKA falsch. Dies liegt u. a. daran, dass die SOKA auch Ihre Bruttolöhne, die Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, geschätzt hat.

Vorsicht: ULAK erlässt neuerdings direkt Mahnbescheide über Beiträge aus dem Mindestlohn oder aus Bruttolohnsummen aufgrund Meldungen von Bundesagentur oder Hauptzollamt und verzichtet auf Auskunftsklage. Hier Widerspruchsfrist nur 1 Woche.

Wie prüfen für Sie, erstellen ein Kurzgutachten und geben eine erste Einschätzung Ihrer Erfolgsaussichten ab. Binnen 48 Stunden haben Sie Klarheit ob es sich lohnt dagegen vor zu gehen.

6 – Was darf die SOKA-Bau?

Die SOKA-Bau darf sich die Informationen ohnehin nur begrenzt eigenständig verschaffen. Denn sie ist keine staatliche Sozialkasse ist und ihre Befugnisse daher eingeschränkt.

Die SOKA-Bau darf …

Auskünfte über den Betriebsgegenstand und die vom Betrieb erbrachten Leistungen sowie die Anzahl der Mitarbeiter und deren Gesamtarbeitsstunden verlangen, sofern sie eine Bindung des Unternehmens an den VTV beweisen kann, mit anderen Behörden/ Sozialkassen (BA, Bundesverband AOK oder Bauberufsgenossenschaften) zusammenarbeiten und Daten von diesen erhalten, um Auskünfte zu erlangen.

7 – Was darf die SOKA-Bau nicht?

Auskünfte über die Voraussetzung der Mitgliedschaft verlangen, Akten/Personalunterlagen ohne Erlaubnis des Arbeitgebers einsehen, Dokumente beschlagnahmen, oder den Betrieb betreten.

Falls die SOKA eine Betriebsprüfung vornehmen will, verweigern Sie die Zustimmung zu allen Maßnahmen, die ihre Kompetenzen überschreiten.

8 – Gerichtliches Verfahren

Merke: Im gerichtlichen Verfahren obliegt die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass in einem Betrieb überwiegend baugewerbliche Tätigkeiten verrichtet werden, der Sozialkasse. Sie muss nachweisen, dass der Betrieb baugewerbliche Arbeiten im Sinne des Tarifvertrags ausführt sowie, dass diese Tätigkeiten insgesamt arbeitszeitlich überwiegen. Hierbei kommt dem ausgefüllten Stammblatt eine hohe Beweiskraft zu, weshalb es umso bedeutsamer ist, von Beginn an nur unter anwaltlicher Beratung Auskünfte zu machen oder von vornherein die Auskünfte zu verweigern.

9 – Für die Zukunft: Vermeidung einer Beitragspflicht

Um die Beitragspflicht für die Zukunft zu vermeiden, können Umstrukturierungen im Betrieb vorgenommen werden und Ausnahmeregelungen in Betracht gezogen werden.