Sind Ihre Mitarbeiter im Außendienst bei Kunden oder auf Baustellen unterwegs und verwenden dabei eigenes Werkzeug, können Sie als Arbeitgeber Ihnen jeden Monat bis zu 50 Euro steuer- und abgabenfrei als sogenanntes Werkzeuggeld ausbezahlen. Damit es mit der Steuerfreiheit klappt, sollten Sie jedoch einige Besonderheiten beachten.

Dieses steuer- und abgabenfreie Gehaltsextra „Werkzeuggeld“ gibt es nur, wenn Ihr  Arbeitnehmer eigenes Werkzeug für betriebliche Arbeiten verwenden. Ein Werkzeug im Sinne dieser Vorschrift ist eine Sache, mit der eine andere Sache bearbeitet wird.

Wichtig:  Nachweise geben lassen und aufbewahren

Damit das Finanzamt die Steuerfreiheit für die Zahlung von Werkzeuggeld akzeptiert, müssen Sie als Arbeitgeber die Nachweise in der Personalakte aufbewahren.

Denkbar sind insbesondere folgende Nachweise:

  • Schriftliche Aufzeichnungen, welche privaten Werkzeuge in einem Zeitraum von drei Monaten für betriebliche Arbeiten verwendet wurden.
  • Die betrieblichen Arbeiten sollten erläutert werden.

Steuertipp: In einem Uralt-Urteil des Bundesfinanzhofs wurde es erlaubt, dass der Arbeitgeber pauschal 50 Euro steuer- und abgabenfrei an den Arbeitnehmer für die Verwendung privater Werkzeuge zahlen darf (BFH, Urteil v. 21.8.1995, Az. VI R 30/95). Sollten Sie das erste Mal Werkzeuggeld an Arbeitnehmer zahlen und unsicher sein, können Sie sich vom Finanzamt im Rahmen einer kostenlosen Anrufungsauskunft bestätigen lassen, dass Sie lohnsteuerlich alles richtig machen.